В Российской Федерации с 2015 года введено новое обязательство для гостиниц и объектов туристической отрасли. Сейчас данные всех постояльцев (внезависимости от гражданства) гостиница отсылает в Федеральную Миграционную службу (ФМС). Невыполнение подобного обязательства грозит довольно немалым штрафом - до трехсот тысяч рублей. Руководство гостиницы само может выбирать способ передачи сведений. Это могут быть как документы на бумажных носителях, так и электронные авизо.
Тем не менее в состоянии высокотехнологического информационного оснащения всех предприятий тяжело предположить канцелярский персонал гостиницы, отчет которой будет оформляться вручную. К тому же, следует принимать во внимание, что сведения обязаны быть актуальными, другими словами для гарантии своевременной передачи отчетов о постояльцах компания вынуждена будет задействовать курьера для представления документов в офис миграционной службы. По этой причине, почти все гостиницы решили совершать электронный обмен документаций с ФМС. Для комфорта пользователей было разработано несколько специализированных программных продуктов.
В большинстве случаев управленческая структура гостиницы уже взаимодействует со специальными программами, разрешающими автоматизировать операцию оформления и учета жильцов. Удобный интерфейс дает возможность уменьшить время на поселение во много раз. Штат гостиницы обучен работе с подобными программными продуктами и уже адаптировался в реалии ит технологий. Однако изучение нового программного продукта многочисленным персоналом - достаточно сложный процесс. Разработчики специализированной программы для отправки данных о постояльцах контур фмс для гостиниц рекомендуют эффективное решение. Оператору нет необходимости вводить данные через отдельное окно интерфейса программы. Да и дублирование одних и тех же сведений вручную, было бы с программной точки зрения нерациональным. Отчетность формируется из файла экспорта данных штатной программы, какая уже имеется на вооружении менеджеров гостиницы. Подобный процесс осуществляется в считанные минуты под управлением ответственного лица предприятия.
ФМС имеет мощные серверы, каковые группируют информацию с туристических объектов и гостиниц всей России. При этом хозяйственный субъект, отправивший сведения в фмс имеет постоянный доступ к данным, касающимся их постояльцев. Кроме того у гостиниц сейчас имеется возможность отслеживания сведений о постояльцах для обеспечения внутренней безопасности.
